8 февраля 2013

Мошенничество в строительных организациях

Какие признаки в первую очередь свидетельствуют о том, что в строительной компании орудуют мошенники

Признаки мошенничества в строительстве в первую очередь можно выявить в результате анализа первичных документов, а также финансовых показателей компании. Кроме того, на факт мошенничества может указать и определенное поведение сотрудников организации.

Анализ первичных документов. В ходе работы над документацией аудитор или новый главный бухгалтер могут усмотреть следующие признаки, свидетельствующие о фактах мошенничества:

заполнение товарных чеков разных поставщиков одинаковым почерком. Но не редки случаи, когда один и тот же человек заполняет первичные документы разными почерками, в этом случае поможет почерковедческая экспертиза;
представление документов с исправленными датами, суммами, количеством;
упоминание в отчетах об использовании материалов по форме N М-29 ТМЦ, которые не зарегистрированы в бухгалтерской программе;
неожиданная утеря подлинников документов, использование копий;
представление документов от одного поставщика по широкому ряду товаров, работ или услуг;
превышение нормативов использования материалов при проведении строительных работ;
отклонение сумм и количества товара в первичных документах от средних показателей по компании;
путаница в документах;
неожиданные выявленные несоответствия: недостачи или излишки в кассе, на складах и т.д.

Анализ обобщенных показателей деятельности компании. Такой анализ осуществляется как в динамике, когда отслеживают изменение определенных показателей в течение определенного времени, так и в количественном объеме. Затем сравнивают полученные пропорции показателей между собой. При исследовании регистров бухучета проверяющие обращают внимание:

на увеличение фонда оплаты труда при сохранении объема реализации или численности штата работников;
рост расходов на приобретение ТМЦ, объема расхода таких ТМЦ или объема дебиторской задолженности при сохранении объема реализации;
увеличение расходов на приобретение ТМЦ при сохранении объема расходов на доставку;
снижение объема прибыли.

Изучение поведения подотчетного лица. При взаимодействии с подотчетным лицом бухгалтер может обратить внимание на особенности поведения сотрудника (нестандартная манера общения, нервное состояние и пр.), свидетельствующие о том, что работник нечист на руку:

уклонение от внутрифирменного контроля;
нежелание подпускать коллег к своим документам (закрытый стиль работы);
рост уровня благосостояния работников при сохранении в неизменном размере их зарплаты.

На практике был случай, когда одна строительная компания ввела ответственность в виде лишения премий за нарушение сроков сдачи в бухгалтерию первичной документации по сделкам. После чего практически все работники, ответственные за сдачу документов в бухгалтерию, представили документы в установленный локальным актом срок.

Исключение составили менеджеры отдела закупок и начальники строительных участков — эти сотрудники, как и прежде, значительно задержали представление бумаг. Представляется, что для указанных лиц получение премий в размере 30% от должностного оклада несущественно. Поэтому существует вероятность, что они дополучают их не без применения мошеннических схем.

Жалобы на действия своих коллег. Практика показывает, что некоторые сотрудники не прочь поделиться секретами в связи с тем, что мошеннические действия других работников напрямую затрагивают их интересы. Жалобы работников, высказанные в неформальной обстановке, могут указать на мошенничество коллег. Так, в одном из случаев сварщик строительной компании пожаловался бухгалтеру на то, что ему приходится работать с более сложным материалом, нежели это было раньше, при том что его зарплата не изменилась. В результате проверки организация выявила, что на строительную площадку был поставлен материал другого размера, чем было предусмотрено сметной документацией и отражено в накладных.

В строительстве чаще всего мошенники присваивают топливо и расходные материалы

Как правило, присвоение ТМЦ осуществляется:

путем подделки кассовых и товарных чеков и накладных на приобретенные ТМЦ или подмены таких документов документами с указанием меньшего количества ТМЦ;
завышения объема расхода ТМЦ;
списания материалов, которые не должны были использоваться при производстве тех или иных работ;
присвоения ТМЦ под видом утраты или естественной убыли;
выдачи со склада в производство ТМЦ в меньшем объеме, чем указано в документах.

При этом наиболее распространенными объектами присвоения являются топливо, а также ТМЦ, подсчет количества которых существенно затруднен (например, крепежные изделия, перчатки). Кроме того, в строительстве часто используются мелкие расходные материалы (проволока, электроды, гвозди, крепежи, пластик), которые в отчетах о списании отдельно не выделяются. Поэтому определить, какое количество таких материалов было фактически использовано в процессе осуществления строительной деятельности, достаточно проблематично (см. врезку ниже).

Случаи из практики. Случаи мошеннических схем, которые аудиторы выявляли в строительных компаниях. Аудиторы поделились практическим опытом о том, с какими случаями хищения они сталкивались на практике. В частности:

начальник строительного участка регулярно осуществлял закупку строительных материалов (досок, кирпича, цементной смеси), часть из которых использовал для постройки своего загородного дома;
работники строительной компании заявили о краже 500 м дорогостоящего кабеля и одного бульдозера. В действительности данные материальные ценности работники спрятали в отдаленной части строящегося объекта и в дальнейшем реализовали на сторону;
строители на протяжении нескольких месяцев продавали за наличные ГСМ соседнему подрядчику, тем самым полностью обеспечивали топливом его автопарк, состоящий из 20 единиц техники.

Вместе с тем стоит отметить, что не всегда на строительных площадках крадут мелкие материалы. Так, отдельные строительные организации во время проведения инвентаризации основных средств в транспортном парке недосчитались нескольких единиц дорогостоящей самоходной техники (кранов, экскаваторов, тракторов и самосвалов). В отдельных строительных организациях случались ситуации, когда во время проведения инвентаризации основных средств в транспортном парке недосчитались нескольких единиц дорогостоящих самоходных машин, экскаваторов, тракторов и самосвалов.

Как выявить. Основным способом обнаружения такого вида мошенничества является проведение инвентаризации ТМЦ. Случай из практики. С помощью «обелисковой» формулы аудитор выявил мошенничество в строительной компании. В рамках аудиторской проверки инвентаризационной комиссии следовало определить объем крупных насыпей щебня и песка, используемых для производства бетона. Учитывая, что произвести взвешивание таких материалов (а в бухгалтерском учете они учитывались в кубометрах) было невозможно, комиссия приняла решение произвести линейные замеры этих насыпей и определить объем материалов расчетным путем по геометрической формуле.

Рабочие измерили длину, ширину и высоту насыпей. Члены инвентаризационной комиссии произвели необходимые расчеты и определили фактический объем щебня и песка в них. Полученные цифры полностью совпали с данными бухучета. В качестве подтверждения расчетов все действия были оформлены документально, а документы предоставлены аудитору.

В документах, как в геометрических задачах, были приведены схемы насыпей в виде усеченных пирамид, исходные данные — размеры (полученные при инвентаризации), расчетная формула и сделаны вычисления.

Однако формула расчета показалась одному из проверяющих несколько странной. При попытках подстановки исходных данных в эту формулу вместо кубических метров (единица объема) постоянно получались квадратные метры (единица площади).

В итоге выяснилось, что формулы, которая была указана в документах для расчета объема усеченной пирамиды, нет. Кроме того, оказалось, что эта фигура вовсе не была усеченной пирамидой, а представляла собой усеченный обелиск, объем которого считался по своей, «обелисковой» формуле. В результате, посчитав объем щебня и песка по правильной формуле, аудитор выявил существенную недостачу.

Работники стройплощадки могут присваивать строительные материалы и реализовывать их на сторону. Выявить данный факт мошенничества бухгалтер сможет при проведении инвентаризации. Присвоение ценностей обычно выявляют по следам исправлений в документах, представляемых в бухгалтерию. Традиционно объектом исправлений являются даты, суммы, количественные показатели, а иногда и наименование ТМЦ. Так, например, при списании строительных материалов на расходы целесообразно сопоставить данные:

требований-накладных на отпуск материалов со склада (форма N М-11) с данными лимитно-заборных карт (форма N М-8) и актов на списание материалов;
актов на списание с утвержденными в строительной организации нормами расхода материалов при производстве строительных работ, а также с данными актов выполненных работ (форма N КС-2) и справок о стоимости выполненных работ и произведенных затрат (форма N КС-3);
документов по формам N N КС-2 и КС-3 с данными графика выполнения работ по договору и утвержденной сметы.

При списании ГСМ автотранспортных средств можно проанализировать данные разделов «Показания спидометра» и «Движение горючего» путевого листа и сопоставить их с данными предыдущего путевого листа, а также с утвержденными нормами расхода горючего. При учете ГСМ строительных машин и механизмов необходимо обратить внимание в отчетных документах (формы N N ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-4, ЭСМ-5, ЭСМ-6 и ЭСМ-7) на данные о количестве часов работы.

Некоторые строительные компании с целью снижения рисков хищения прибегают к услугам специализированных компаний, осуществляющих услуги в области мониторинга и защиты транспорта. На транспортные средства устанавливается специальное оборудование (блоки, датчики, навигационные системы), с помощью которого в режиме реального времени можно отслеживать точное местоположение транспортных средств и строительных машин, километраж, количество топлива в баках, все маршруты и остановки, расход горючего, количество свалов груза (опрокидывание кузовов).

Деньги работники могут присвоить, подделав кассовые чеки или авансовые отчеты

Как правило, величина убытков компании от присвоения работниками денежных средств незначительная, но все зависит от частоты совершения подобных махинаций. Деньги присваиваются в результате искусственного завышения расходов на приобретение материалов подотчетным лицом, увеличения норм выработки рабочих, а также применения повышенных расценок при расчете зарплаты рабочих.

Так, в одной строительной компании была выявлена подделка кассовых чеков. Работник загрузил из Интернета специальную программу, которая готовила изображения кассовых чеков, и распечатывал их на бумаге, предназначенной для факса.

В другой строительной организации работник приобрел на рынке строительных материалов кисти для нанесения краски и эмали, шпатели, скребки, малярные ролики на общую сумму 1000 руб. за наличный расчет. Однако вместо полученных от продавца товарных чеков работник сдал в бухгалтерию товарные чеки на общую сумму 2000 руб., выписанные им самим от имени продавца. Выяснилось, что бланки товарных чеков работник приобрел самостоятельно, а печати продавца на них не проставлял.

Еще один пример — прораб участка строительной компании сообщил начальству о том, что договорился с руководством местного карьера о предоставлении права добыть определенный объем песка за наличный расчет. Однако на практике оказалось, что в действительности договоренности не было и по указанию прораба его подчиненные незаконно добывали песок на данном участке. А сэкономленные деньги, полученные от руководства на оплату договора, предприимчивый работник забирал себе.

Как выявить. Работники бухгалтерии и аудиторы могут распознать такое мошенничество из первичных документов по следующим признакам:

товарные чеки разных организаций заполнены одним почерком;
представленные в бухгалтерию документы содержат следы подделок или исправлений;
название контрагента содержит указание на вид деятельности, который не соответствует его основному виду деятельности;
в бухгалтерию представлены только копии товарных чеков в связи с утратой подлинников.

Если чеки на приобретение материалов выписаны одним и тем же почерком, то, скорее всего, данный документ оформил не контрагент, а сфальсифицировал работник.

Для более оперативного обнаружения хищения денег бухгалтер и аудитор проводят сравнительный анализ данных отчетности. Так, к примеру, выявляют завышение зарплаты путем сравнения величины расходов на оплату труда с объемом реализации.

При анализе показателей выручки, себестоимости и незавершенного производства проверяющие обращают внимание на изменение соотношения «выручка — себестоимость». Это поможет определить пропорцию расходов в составе выручки. Одновременно исследуется состав расходов на строительно-монтажные работы по элементам затрат (например, расходы на материалы, оплата труда, амортизация основных средств, стоимость субподрядных работ, работы строительных машин и механизмов и т.п.).

Далее бухгалтер сопоставляет данные, отраженные в смете, журнале учета выполненных работ (форма N КС-6а), общем журнале работ (форма N КС-6) с данными отчета о расходе основных материалов (форма N М-29) и материальных отчетов. В идеале вся информация, указанная в таких документах, должна взаимоувязываться.

При обнаружении каких-либо затрат, не свойственных характеру выполняемых работ, целесообразно обратить внимание на обоснованность их возникновения. Так, например, при выполнении работ по выемке грунта (созданию котлована) преобладающими будут затраты на использование строительных машин и механизмов (покупка ГСМ, амортизация строительных машин, оплата труда машинистов) или затраты на привлечение сторонних организаций, осуществляющих подобные работы, а не расходы на приобретение строительных материалов. Или же в стоимости работ по заливке фундамента особо выделяются материальные затраты с преобладанием в них стоимости арматуры и компонентов бетона. В случае же выполнения электромонтажных работ в качестве основного материала используются кабели и провода, а также различное электротехническое оборудование.

За неофициальную подработку работник может получать существенные суммы от третьих лиц

Этот вид мошенничества работников весьма распространен, а значит, и сумма убытков, причиненных компании вследствие подобных действий работников, может быть весьма существенной. Назовем наиболее распространенные примеры такого мошенничества:

приобретение ТМЦ, не предусмотренных сметной документацией, утвержденной заказчиком;
выполнение работ для третьих лиц силами, средствами и материалами строительной компании за личное вознаграждение (неофициальная подработка);
закупка ТМЦ у недобросовестных поставщиков, которые, получив аванс, обналичат его, а поставку не произведут.

Так, начальник участка одной строительной компании организовал личную строительную фирму. В местах выполнения работ он находил дополнительные объемы работ, которые выполнял силами организации-работодателя, а вот счета за выполненную работу выставлял от имени своей компании. Соответственно, и денежные средства поступали на счет этой организации.

Как выявить. Как правило, из содержания первичной документации выявить такой вид мошенничества практически невозможно. Однако информацию, которая могла бы косвенно указать на факты противоправных действий, можно получить, проанализировав расходы компании на приобретение ТМЦ с данными сметы, согласованной с заказчиком. Если расходы ГСМ и суммы зарплаты будут существенно завышены, то не исключена неофициальная подработка.

Принимающий работу субподрядчиков может договориться с ними о разделе суммы вознаграждения

Мошенничество с использованием субподряда не является широко распространенным явлением, однако сумма причиненных компании убытков от этого вида мошенничества может быть для строительной компании существенна. К таким махинациям, как правило, прибегают руководители строительных компаний или начальники участков. Они привлекают субподрядчиков, которые в действительности не существуют или осуществляют работы с нарушением (упрощением) технологии, уменьшением количества и объема работ.

Так, на практике строительная организация в целях сокращения сроков строительства привлекла субподрядчика для выполнения 35% работ по договору подряда. Однако договор субподряда не содержал надлежащей индивидуализации объема работ, подлежащих выполнению силами субподрядчика.

Через некоторое время начальник участка сообщил своему руководству, что субподрядчик свою работу выполнил в полном объеме и покинул объект. Спустя некоторое время выяснилось, что в действительности работы субподрядчик не выполнял вовсе. А вознаграждение, полученное от подрядчика, недобросовестный соисполнитель разделил с начальником участка.

Привлечение субподрядчика для выполнения строительных работ может обернуться потерей денег в случае сговора соисполнителя и работника организации, отвечающего за приемку результатов работ.

Как выявить. Выявить подобное мошенничество из первичной документации возможно путем сопоставления выполненных работ с видами работ, подлежащими выполнению в соответствии с графиком и подтвержденными сметной документацией, утвержденной заказчиком. Кроме того, проверяющие могут сравнить объем расходов на выполнение работ со стоимостью аналогичных работ, выполненных в прошлом.