Организация делопроизводства на малом предприятии

Каждый год в России открывается значительное количество малых предприятий. Так, за 2012 г. число предпринимателей в стране увеличилось более чем на 35%, основная доля открывшихся малых предприятий - новые, вновь созданные организации.

Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю.

Как же наладить систему делопроизводства?

Основной задачей делопроизводства на любом предприятии является отражение его управленческой, производственной и другой различной деятельности в соответствующих документах. Кроме того, делопроизводство призвано обеспечить рациональное использование документов в деятельности предприятия.

Документам на предприятии, а точнее их должному ведению должна быть уделена особая роль. Документы не только являются основанием для производственных отношений внутри предприятия или с другими организациями, они также служат неоспоримым доказательством в судах при возникновении различных споров или конфликтных ситуаций.

Документы должны быть составлены по определенным правилам, согласно действующему законодательству Российской Федерации, с ведением номенклатуры дел, для более важных и ценных документов должен быть предусмотрен архив. Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Делопроизводство не должно существовать ради самого делопроизводства. В таком случае нет, и не будет системы работы с документами, а без систематизации работать с документами, а тем более вести делопроизводство будет крайне затруднительно.

Целесообразность – вот основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Совсем неважно, как ведется работа с документами на вашем предприятии - обычным способом или же организован электронный документооборот, в любом случае документооборот и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства.

Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия. Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия.

Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.

 план работ по совершенствованию делопроизводства

Нужно помнить, что без наведения порядка в работе с документами, без оперативной информации руководителю предприятия сложно принимать обоснованные решения.

Важную роль в постановке работы с документами может сыграть инструкция по делопроизводству, разработанная с учетом специфики конкретного предприятия.