Печать (штамп)
Штамп — механическое устройство, содержащее клише текста и предназначенное для нанесения оттиска на поверхность материального носителя.
Эскизы печатей и штампов разрабатываются отделом делопроизводства и утверждаются руководителем компании. О введении в обращение печатей и штампов и порядке их использования руководитель компании издает приказ.
Проект приказа готовит отдел делопроизводства. Введение в обращение новых видов печатей и штампов (в том числе с одновременным изъятием из обращения прежних видов) разрешается после их утверждения руководителем компании и издания (в дополнение к ранее изданному приказу, см. выше) соответствующего распоряжения.
Готовые печати и штампы учитываются руководителем отдела делопроизводства в журнале, после чего выдаются под роспись работникам, уполномоченным пользоваться соответствующими печатями (штампами) для заверения оттиском печати подписи должностного лица, простановки оттиска печати в приспособлении для опечатывания помещения или средства хранения (сейфов, шкафов и т.п.), простановки на документах посредством простановки оттиска штампа отметок справочного характера, а также для маркировки посредством простановки оттиска штампа материальных ценностей.
Работники, получившие печати (штампы), несут ответственность за обеспечение их сохранности и использование по назначению.
Руководитель отдела делопроизводства не реже одного раза в квартал проверяет соответствие учетных данных фактическому наличию печатей (штампов) с отражением результатов проверки в акте. Хранение печатей (штампов) производится в местах, исключающих доступ к ним посторонних. Факт возврата печатей (штампов) в отдел делопроизводства фиксируется в журнале.
Испорченные и устаревшие печати и штампы сдаются в отдел делопроизводства, где хранятся до конца текущего года, после чего уничтожаются с последующей утилизацией руководителем отдела делопроизводства в присутствии заместителя директора по управлению и секретаря руководителя. Об уничтожении печатей (штампов) составляется соответствующий акт.