Работа вне офиса
В чем особенность такой работы? Каковы ее риски? Как удаленные работники платят НДФЛ?
После получения предложения об удаленной работе в первую очередь необходимо выяснить, что конкретно потенциальный работодатель имеет в виду — дистанционную работу или труд по гражданско-правовому договору (иногда называемый фрилансом).
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с особенностями, определенными в гл. 49.1 ТК РФ. Деятельность фрилансеров регулируется не Трудовым, а Гражданским кодексом РФ.
Дистанционная и надомная работа
Статья 312.1 ТК РФ называет условие, выполнение которого необходимо для признания работы дистанционной, — использование для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
Примечание. Дистанционной работой называется выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя (его филиала и т.п.), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Дистанционный работник не обязан выполнять работу у себя на дому, он может ее делать где угодно — в кафе, в библиотеке, в транспорте и т.д. Эта особенность позволяет отделить дистанционных работников от надомных, деятельность которых регулируется совсем другой главой Трудового кодекса РФ (гл. 49 ТК РФ). Надомниками согласно ст. 310 ТК РФ считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы именно на дому.
Застав дистанционного работника в разгар рабочего дня, например, в парке, работодатель не имеет права предъявлять ему претензии в том, что он уклоняется от выполнения трудовых обязанностей. Ведь в силу ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе). Это позволяет дистанционному работнику одновременно сотрудничать с несколькими работодателями, а также выполнять работы по гражданско-правовым договорам.
Дистанционные трудовые договоры зачастую заключают со специалистами в области компьютерных технологий, представителями творческих профессий. Небольшие организации привлекают к дистанционной работе главных бухгалтеров и юристов. Иногда договоры о дистанционной работе заключают даже с генеральными директорами организаций, во всяком случае ФНС России не усматривает в этом нарушения законодательства.
Примечание. Главное опасение удаленных работников — не откажется ли работодатель оплачивать выполненную работу. Поэтому очень важно еще до начала работы обратить внимание на правильность оформления трудового договора.
Договор о дистанционной работе может заключаться также дистанционно — путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения договора указывается место нахождения работодателя. Например, если договор о дистанционной работе заключается между организацией, находящейся в Москве, и гражданином, проживающим в Перми, то местом заключения договора будет Москва. Место работы дистанционного работника также должно указываться в договоре.
Далее работодатель обязан в срок не позднее 3 календарных дней со дня заключения договора направить новому работнику договор на бумажном носителе. Договор высылается по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
В свою очередь работник может предъявить работодателю необходимые документы (паспорт, диплом и т.д. по перечню, приведенному в ст. 65 ТК РФ) в электронной форме. И лишь по требованию работодателя нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе необходимо выслать по почте заказным письмом с уведомлением.
Гражданину, решившему заняться дистанционным трудом, следует помнить, что заключение трудового договора является обязательным, при этом в трудовую книжку сведения о дистанционной работе могут и не вноситься (подчеркнем, что делается это по соглашению сторон). При заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может вообще не оформляться. Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, в таком случае является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. Если же работник через некоторое время перейдет на работу в офис работодателя, то он перестанет быть дистанционным. В этом случае работодатель будет обязан вести его трудовую книжку. При отсутствии соглашения сторон дистанционный работник представляет работодателю трудовую книжку лично или высылает ее почтой (заказным письмом).
С надомниками трудовой договор в дистанционной форме не заключается, он должен оформляться в обычном порядке, при этом трудовые книжки ведутся также в обязательном порядке.
Оплата труда и компенсаций за использование для рабочих нужд личного имущества дистанционных работников (компьютеров, оргтехники и т.п.) и надомных работников должна осуществляться в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями трудового законодательства (ст. ст. 188, 310, 312.3 ТК РФ).
Для получения компенсации необходимо предъявить работодателю документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества гражданину, выполняющему работу. А также доказать факт его использования для трудовой деятельности. Также потребуется обоснование, почему гражданин хочет получить от работодателя ту или иную сумму (расчеты, документы, подтверждающие осуществление расходов на рабочие нужды, документы, подтверждающие суммы произведенных расходов, — чеки, банковские платежки и др.). Иначе говоря, ничем не подкрепленное требование возместить, например, стоимость электроэнергии, потраченной на выполнение работы, не найдет понимания у работодателя.
Налог на доходы физических лиц с выплат в пользу работника обязан удерживать работодатель. При этом суммы компенсаций, начисляемых в связи с выполнением трудовых обязанностей, НДФЛ не облагаются.
Фриланс
Таким термином принято называть работу по гражданско-правовому договору (обычно в рамках договора подряда, регулируемого гл. 37 ГК РФ). Сразу оговоримся, что по данному виду договора не предполагается его дистанционного заключения. Кроме того, в интересах самого фрилансера иметь на руках надлежащим образом составленный и заверенный договор.
Налог на доходы физических лиц по выплатам в рамках гражданско-правовых договоров, заключаемых с физическими лицами, обычно удерживает налоговый агент.
Исключение составляют предприниматели (ИП), уплачивающие налоги самостоятельно. Чтобы организация не удерживала НДФЛ с доходов ИП, ему необходимо представить документы, подтверждающие статус предпринимателя. Здесь важно обратить внимание на следующее: если характер работы, выполняемой фрилансером по договору подряда, будет отличаться от вида предпринимательской деятельности, которую он должен вести как ИП в силу имеющихся у него документов, то организация-заказчик может не согласиться с тем, что ей не следует удерживать НДФЛ с доходов фрилансера.
Связано это с тем, что при налоговой проверке организации могут быть предъявлены претензии за неисполнение функций налогового агента.
Организация-заказчик не удерживает НДФЛ с суммы вознаграждения, если гражданско-правовой договор заключен с фрилансером, не являющимся налоговым резидентом Российской Федерации, при этом работы он выполняет за пределами России. Такая ситуация возможна, например, если гражданин Российской Федерации, постоянно проживающий, например, в Израиле, выполняет на территории этой страны по договору с российской компанией работы по гарантийному обслуживанию техники, выпущенной этой компанией.
Нередко граждане, выполняющие работы по договорам подряда, получают авансы. Необходимо знать, что аванс не является доходом по крайней мере до тех пор, пока не подписан акт приемки-передачи выполненных работ. Организация-заказчик (налоговый агент) может удержать НДФЛ лишь после подписания акта при проведении окончательного расчета.
Физические лица, получающие доходы от деятельности по гражданско-правовым договорам, имеют право на профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ). К вычету согласно п. 2 ст. 221 НК РФ могут быть предъявлены суммы фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением работ, оказанием услуг.
Важно подчеркнуть, что указанные нормы о профессиональных налоговых вычетах касаются именно граждан, выполняющих работы или оказывающих услуги. Получить профессиональный вычет, занимаясь иной деятельностью, в рамках гражданско-правовых договоров нельзя (например, такой вычет не положен при сдаче жилья в аренду).
Налогоплательщики, получающие авторские вознаграждения или вознаграждения за создание, исполнение или иное использование произведений науки, литературы и искусства, вознаграждения авторам открытий, изобретений и промышленных образцов, в силу п. 3 ст. 221 НК РФ имеют право на вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.
Так, в частности, может быть принята к вычету сумма, затраченная на оплату аренды рабочего места в так называемом коворкинге (от англ. co-working — «совместно работающие»). Имеются в виду оборудованные рабочие места в специализированных центрах, сдаваемые в аренду для работы на короткое время (например, на два часа в день или на один день в неделю), что пользуется популярностью у такой группы трудящихся, как фрилансеры.
Расходы, понесенные фрилансером при выполнении работы, если они не могут быть подтверждены документально, принимаются к вычету в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 221 НК РФ. Так, например, для дизайнерских работ норматив затрат (в процентах к сумме начисленного дохода) составляет 30%, для декоративно-прикладного искусства — 40%, для перевода литературных произведений с иностранных языков — 20%.
В ст. 221 НК РФ подчеркивается, что при определении базы по НДФЛ расходы, подтвержденные документально, не могут учитываться одновременно с расходами в пределах установленного норматива. Однако не указывается, что следует делать, если часть расходов имеет документальное подтверждение, а часть — нет. Или как получить вычет, если сумма подтвержденных документами расходов в принципе невелика? Ответы на эти вопросы можно найти в судебной практике.
Так, в частности, Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.02.2010 N 13158/09 указал, что вычет по нормативу затрат в процентах от суммы дохода можно применить в случае, когда документально подтверждена лишь часть понесенных расходов. В соответствии с другими судебными решениями вычет по нормативу должен применяться, если документально подтвержденные расходы составляют менее суммы, которую можно получить в виде процентов от размера дохода согласно п. 3 ст. 221 НК РФ (Определение ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09, Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.04.2011 N 17АП-2074/2011-АК).
Иными словами, если фрилансер располагает документами, подтверждающими расходы, которые составляют например 15% от суммы дохода, а по нормативу ему полагался бы вычет в размере 40%, то целесообразно обратиться за вычетом по нормативу. Естественно, не пытаясь при этом потребовать вычет еще и на сумму, подкрепленную документами.
Кроме того в случаях, когда заказчик по условиям договора компенсирует физическому лицу — исполнителю часть понесенных при выполнении работ расходов, эти суммы предъявить для получения профессиональных вычетов нельзя.