Тайм-менеджмент: такой знакомый незнакомый
Конечно, в большинстве случаев мы не можем со 100%-ной вероятностью заранее определить, сколько времени у нас займет выполнение конкретной рабочей задачи, и на то есть объективные причины. К примеру, ограниченное количество часов в сутках. Но в то же время мы можем управлять скоростью своих действий, необходимых для выполнения этой конкретной задачи.
Ведь вполне возможно сделать так, чтобы определенные действия занимали гораздо меньшее количество времени, а значит, мы в силах освободить ресурсы для других проектов. При правильном распределении времени человеку удается повысить не только количество, но и качество своих проектов.
Привлечение внимания к теме тайм-менеджмента совсем не означает излишнее стремление современного отечественного бизнеса тратить «лишние» деньги и напоказ демонстрировать свое желание идти в ногу со всем миром.
Вовсе нет, российские игроки в действительности осознали пользу оптимизации рабочего времени. Полученный результат работы при отлаженном функционировании всех бизнес-процессов с использованием минимальных временных ресурсов дает бизнесу возможность двигаться дальше, наращивая свою прибыль и развивая новые направления работы.
Но ведь бизнес — это не машина, это, скорее, единый живой организм, состоящий из многочисленных элементов (сотрудников компании). Именно поэтому для того, чтобы механизм оптимизации всех бизнес-процессов был запущен, необходимо сделать так, чтобы все его элементы научились управлять своим временем.
Почему это становится проблемой?
Вполне логично, что чем старше становится человек, тем больше задач ему приходится выполнять. Так заложено природой. Когда вы были детьми, у вас была одна самостоятельная задача — поесть, в школьные годы — учиться…
С каждым годом таких задач становилось все больше и больше. Этот закон срабатывает и в бизнесе — с каждой новой ступенью карьерной лестницы вы приобретаете новый «пул» задач, количество и масштаб которых все растут и растут. Конечно, проблемы с тайм-менеджментом могут возникнуть и у опытных карьеристов, и у «новичков». Тем не менее в «группу риска» в большей степени попадают молодые сотрудники, не привыкшие правильно расставлять приоритеты между задачами, планировать свое время.
На первый взгляд может показаться, что тайм-менеджмент применим только для специалистов, чья работа достаточно структурирована и формально прописана и не требует проявления творческого мышления. Это ошибочное мнение.
Ведь даже у творческих специалистов есть свои сроки сдачи работ. Возможно, более креативному человеку сложно четко определить для себя, что в один конкретный день он, к примеру, нарисует одну картину, а на следующий день — другую. Но ведь «дедлайны» никто не отменял, поэтому и для таких специальностей придуманы свои инструменты.
В мире существует три системы планирования: жесткая, гибкая и смешанная. Для креативных специалистов подходит гибкое планирование, которое может быть привязано к «кайросу». Этим «кайросом» может быть какое-то место или период времени, которые способствуют выполнению той или иной задачи.
К примеру, дизайнер знает, что к нему приходит вдохновение только после того, как он выпьет чашечку кофе в своем любимом кафе на Арбате. Или художнику для того, чтобы нарисовать хорошую картину, надо прогуляться по определенной мостовой. Привязку к «кайросу» используют не только творческие деятели, но и специалисты более приземленного профиля.
Так, у менеджера по продажам есть задача согласовать процесс сделки со своим директором, которого он встречает преимущественно у лифта. В силу большой загруженности в течение нескольких дней он просто забывает закончить эту задачу и поэтому ставит себе привязку к лифту — дает себе установку при встрече в лифте обсудить проект.
Иными словами, когда работа касается людей и взаимодействия с людьми или каких-то переговорных вопросов, когда закрадывается большая доля форс-мажора, необходимо использовать гибкое планирование. Иначе вам грозит демотивация от системного невыполнения задач, при которой могут просто опуститься руки.
Жесткое планирование подходит людям, работающим с четким регламентом, от которого нельзя отклоняться, или техническим специалистам, функциональные обязанности которых строго прописаны. Такую работу вполне реально ввести в определенные рамки с заранее запланированными сроками, которые потребуются на выполнение той или иной задачи.
Все это только подтверждает факт того, что тайм-менеджмент в том или ином проявлении свойственен для всех типов профессии, ведь все работают на результат.
Именно поэтому культуру правильного распределения своих временных ресурсов необходимо прививать как можно раньше. Это поможет молодым специалистам структурировать себя и быстрее войти в рабочий процесс. В дальнейшем работодателю будет гораздо проще выстраивать с ними взаимодействие и получать реальный результат от их деятельности, ведь человека не придется переучивать и настраивать на другой режим работы.
Слон, швейцарский сыр и лягушка
Обучение тайм-менеджменту может протекать в разных форматах: это может быть курс тренингов или самостоятельное чтение специализированной литературы, привлечение своего наставника-руководителя (который лучше планирует свое время и может научить вас) или же можно привлечь любого человека, который чисто физически может помочь вам проконтролировать ваши сроки выполнения работ.
Независимо от того, какой путь вы выберете, для того, чтобы обучиться технологиям тайм-менеджмента, вам следует, в первую очередь, осознать необходимость в этом! Если вы не понимаете, зачем вам это надо, и считаете, что разговоры о рациональном использовании времени — пустая трата этого же времени, никакие технологии не заработают, даже если вы пройдете кучу тренингов и потратите на это уйму денег и сил.
Существует несколько «хитростей» тайм-менеджмента: «слон», «швейцарский сыр» и «лягушка». Метод «лягушка» представляет собой быстрое выполнение мелких и неприятных задач, с которым лучше распрощаться как можно быстрее. «Слоном» обозначается метод поэтапного выполнения задания, который используется для решения масштабных, крупных дел. «Швейцарский сыр» — это технология, по которой проект стоит выполнять, начиная с самых простых и понятных задач, «выгрызая дырки в куске сыра — проекте».
При любом планировании надо закладывать временной резерв, который должен составлять примерно 20% вашего рабочего времени. Конечно, очень сложно принять мысль о том, что полтора часа рабочего времени надо оставить пустыми, однако надо понимать, что это время все-таки не уйдет впустую и вам не придется бездельничать. Дело в том, что современный бизнес слишком связан со взаимодействием с другими людьми, всегда кто-то от кого-то зависит, поэтому временной запас действительно не повредит.
Еще одним необходимым элементом личного тайм-менеджмента становится самомотивация с поощрением. Планируя какой-то проект, вам стоит привязывать его к своим личным мотивам, т.е. придумать, какую пользу от его реализации получите именно вы (причем эта польза может быть чисто символической). В нашей практике давно доказано, что, когда сотрудник замотивирован не только общественным началом, но и личными целями, это положительно сказывается на успехе его работы.
А как у вас?
Консалтинговый бизнес имеет, пожалуй, максимальную привязку к общению с людьми и соблюдению определенных сроков в работе.
Наши клиенты также ценят нас за качество нашей работы и возможность реализовывать крупные проекты в минимальные сроки, в связи с чем мы и озадачились вопросом тайм-менеджмента. Наш рынок развивается, наша компания растет, проектов становится все больше, а значит, необходимо успевать подстраивать бизнес-процессы под динамику текущих темпов развития экономики и конкретно нашей компании.
Сейчас в рамках агентства функционирует отдельная тренинговая программа, обучение по которой проходят все младшие консультанты. В рамках данных тренингов их обучают не только теории. С ними прорабатывают все необходимые техники тайм-менеджмента, причем в программе отобраны технологии, которые имеют реальное применение для нашего бизнеса.
Как правило, их очень много, но большинство из них базируется на едином правиле: главное — это правильно расставить приоритеты задач, а дальше распланировать время на реализацию. Это и есть один из основных ключей к успеху. К примеру, мы обучаем своих консультантов следующей системе ранжирования задач: каждой задаче необходимо поставить баллы от 0 до 10 по трем параметрам:
- насколько плохо будет, если я не выполню эту задачу
- насколько будет хорошо, если выполню
- насколько срочно это надо.
Потом необходимо сложить количество баллов по каждой задаче (в общей сложности получается от 0 до 30) и просто расставить задачи в порядке убывания баллов.
Таким образом, у вас будет наглядно вырисовываться план задач с расстановкой приоритетов к его выполнению. Если данный способ не срабатывает и вам очень сложно самостоятельно оценить «вес» каждой задачи, вы можете обратиться за помощью к своему руководителю или добавить дополнительные параметры в оценку. Главное — действительно этого захотеть!